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中小企业财务那些事儿一

时间:2018-09-29 10:00:11| 来源:| 编辑:笔名| 点击:0次

中小企业财务那些事儿(一)

公司云瞻智审新页平台上线,作为公司一份子,理应为充实资讯内容的原创性贡献一份力量,写什么呢,思前想后,就写写自己这近五年工作经历中,通过财务检查、审计工作接触到的一些中小企业财务故事吧,一家家说起,从会计凭证到分析报表出具,从财务部地位到部门职能执行情况等几个方面,做到每家侧重点不一样,他们做得好的,做的不好的,写出来给大家一起扒一扒,如果大家能从中总结出一些东西,那就是对于我自己的一种肯定和鼓励了,嘿嘿。

回想起来,自己印象最深的一家中小企业是岳阳的,那就先写这家吧,它是一家印刷企业,它是自己前东家公司下面的一家参股公司,专门承接前东家产品的外包装服务,也算是前东家公司对于前端供应链的一次延伸和覆盖。

12年11月初,我们审计项目组第一次对这家参股公司开始了自合作经营近两年以后的第一次真正意义上的经营审计工作,审计截止时点为当年十月底(涵盖整个合作期间),可就是这么一次类似于临时的审计项目,让我第一次见到了一家公司的财务处理可以做到如此的随性而为。

项目组一行来到该公司的前一天,按照部门工作流程,我们下发了对该公司的阶段性审计通知书,要他们做好相关准备,把审计需要查看的资料准备齐。当我们来到以后,除了一些章程及大制度文件之外,其他的都还未准备好,报表暂未出具(事后才知道是他们出不出来),那我们就先看以前年度和本期上半年的吧,从科目余额表开始,查至原始凭证和实物,可这一开始查我们就傻眼了,银行账户间凭空调账、应收票据背书记录缺失,单据去向不明,财务经理说背书给了供应商,具体他要确认一下,这一句话,也就让我们对往来科目的真实性开始产生了怀疑,好吧,有怀疑我们就开始查,对账工作首先提上工作案头,因为担心往来科目账目余额不对,我们首先自查账务处理吧,把余额先核准,可是,可是,我们傻眼了,凭证附件缺失严重,有发货单的没有验收单,有领料单的上面没人签字,发货单记录与物流信息不符等种种现象,还有前期对账时发现了客户余额差异、或者财务经理觉得金额貌似不对了,甚至出现了凭空客户间调余额的分录,和银行帐户间对账差异的凭空调账如出一辙,这一边的问题还没查完,另一边更带回来了固定资产、存货管理混乱、盘点实物缺失,还有已报废资产还在账面等等,除了这些,我们最惊讶和担心的,就是,凭证查看过程中,我们还发现了明显的涉税风险。当天审计发现这些问题后后,我们将大致内容告诉了部门长,并制定出了更严格、更具体的财务清查方案,部门长挂前说了一句话:参股公司财务内控缺失到如此地步,真是公司的一项失误,公司本部的财务部、审计部失职了。让身在项目现场的我们,下决心要整顿好,挽回可能给公司本部带来的损失。

后续的审计工作怎么开展已经不是重点了,我最想说的,就是从这一家公司审计状况来看,说说中小企业存在的财务管理普遍存在的问题之一:内控制度缺失,财务核算及管理功能严重不配位。

这是中小企业的通病之一,具体表现为:

一、没有一套完善的内部流程管理体系,用以支持和佐证业务发生的真实性;

本案例中,公司日常业务管控所需的采购单、入库单、验收单、销售合同、生产订单、领料单、出库单、物流单据等单据严重缺乏完整性,无法用以作证业务发生的真实性,也就无法确定我们自己的账款往来款项是否真实了(往来对账工作首先应开始自查,切忌直接对外发函,因为盖章确认的对账单是有法律效率的,如果因为金额错误损害到公司利益,事后难以追回)。

发生此现象的一个深层次原因,就是因为包括公司老板在内,前期觉得公司小,业务刚起步,不需要完整的流程进行管理,可是随着公司业务进一步做大,老板慢慢管不过来了,重点放在了销售端,而财务等企业关键后勤部门却习惯于公司老板的一支笔管理,养成了惰性管理思维,老板很难做到事无巨细,一个疏忽或者信任的人要想玩点小心思,就无法管控到位了,本案例就是财务经理利用老板信任,最终我们查出的结果就是财务经历涉嫌挪用公司应收票据100万给外单位套现,情形恶劣,最终处理结果是让他协助追回单据,协助我们清理好账务,并适当追究了他的经济和刑事。至于账目处理混乱的问题,我们猜测有两个可能,一是他打的一个马虎眼,故意弄乱账务处理特别是往来科目,让我们查不出;还一个就是本身心缺失,发现老板没关注,再加上没有流程制度约束,然后,就这样了。

我们认为:财务部作为串通业务前段(采购付款)及业务后端(销售收款)的重要中间一环,必须建立顺畅且严谨的业务流程,做清楚账目、保证公司资产安全的同时,更要用财务人员的谨慎思维管理好业务流程,帮助整个业务链条规避风险,更好的服务于业务;

二、财务人员职责缺失,并且未做到相容职位相分离;

本案例中,在监管流程审核及收款付款把关环节,财务部门人员职责缺失严重

中小企业财务那些事儿一

,销售相关的附件不齐没追问,附件间数据金额不符没跟进、调账附件没老板签字,财务经理签字通过就入账,等等。有人会说,财务经理都签字了,我们作为下属,难道不应该付款和入账么,或者说,财务经理说我们先打款,老板不在,事后补签字,或者说......,这些话,我们的中小企业财务朋友们,你们是不是曾经也听过,或者,按照执行过,如果是这样,就只能说明,你丢失了财务人员的职责所在了,你要对业务真实性负责,要对老板负责,而不是财务经理,经理说事后补签字,那你就财务经理补签字了再来报账,怕什么,只要你是按流程制度来,老板是你的坚强后盾,老板知道这些后,没准还会重用你呢。正是因为基层财务人员没有恪敬职守,也进一步纵容了财务经理的这一系列行为。针对两个基础财务人员,公司做出了开除的处理。

其次,我们实际查看凭证及附件过程中,还发现了财务经理既是记账人员又是审核人员的情况,一张凭证入账一人包办,这样就避开了财务内部人员之间的一个监督,财务经理就更加为所欲为了。

三、财务核算、分析职能缺失,无法支持公司决策所需;

本案例中,因为财务核算数据的失真,经过我们审计调整以后,该参股公司真实的经营情况并不是盈利,而是累计亏损300多万元,再加上分析职能的缺失,财务部未及时串接起产能与业务端的有效分析桥梁,未进行成本分析,为进行单品盈利分析等等,导致财务部未能及时向决策层提供真实有效的经营数据和改进、分析建议,导致第二年的不合时宜的贷款购买进口设备扩从产能,加剧了企业的经营亏损,导致企业盈利预期待定。

以上就是我要讲的第一个中小类型企业财务部的故事,也许这是一家不好的典型,但是不可否认,中小企业财务管理过程中,或多或少存在上述一些类似的问题,只是情况没有这家企业严重而已,因此我们呼吁广大中小企业财务工作人员,应尽力做到以下三个方面:

一、应当向老板灌输按规矩办事的意识,建立加强内部流程管理体系,靠制度来约束而不是人来约束行为,更具现实意义,因为老板的精力是有限的,难免会有疏忽,这既是为老板考虑,也更有效的能为我们财务人员规避风险;

二、其次就是财务人员自己应当加强职业操守及修养,恪敬职守,不按流程走的单子,坚决不批,或者是及时向领导报备,不然最后的,可能就在你;其次对于不相容职位,比如财务领域的记账与审核、审核与付款、销售与收款等,都应当杜绝一个人包办的行为,哪怕是经理级别,也不行。如果不单单只财务领域,放到整个经营管理过程中来看,那要杜绝一人包办行为的事项,就更多了。建立不相容职位相分离制度,能从源头建立起监督职能,减少职位贪腐、犯罪的可能;

三、最后就是加强自身专业能力学习,在加强财务本身核算职能的同时,为产供销各经营系统,提供专业的财务分析支持,帮助领导进行正确决策,如果能做到用贴切业务、站在企业整体层度的分析数据告诉公司老板哪个项目可以做,哪项投资目前不合适,哪个公司的单是亏钱的不能接,等等。那么我能告诉你们的是,作为财务人员的你们想不受重视、财务部在公司想没地位,都不行了。

当然,如果各位企业管理人员、财务人员想获得管理上、专业上的改进,做好上述三个方面,杜绝可能存在的类似问题,可又不知从何开展的话,欢迎咨询我们公司,云瞻智审作为专注财税及审计领域咨询的专业云服务平台,配备专业人员和专业咨询团队,以大数据为支撑,满足您的各方面咨询需求。

后续的企业财务故事待补充,请继续关注。